IT EINFÜHREN UND BESSER NUTZEN: 4 Erfolgsbausteine
In diesem Insight gehen wir auf die vier wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der IT-, bzw. ERP-Implementation ein.
1. Stakeholder: Vielfalt, Bedürfnisse und Timing
Die wesentliche Frage jeder Veränderung sollte sein, wie zahlt Ihr Vorhaben auf Vision, Mission und Strategie des Unternehmens ein? Das gibt Ihnen Hinweise, welche Bedürfnisse Betroffene haben könnten. Doch wer ist alles betroffen? Oft sind das mehr Personen und Gruppen, als offensichtlich.
Inventarisieren, gruppieren und priorisieren Sie zunächst alle Personen, Rollen und Gruppen (intern und extern), die ein Interesse an Ihrem Projekt haben oder vom Ergebnis beeinflusst werden. Beispielkategorien:
- Sponsoren und Gremien (bspw. Steering, Audit, Revision, etc.)
- Nutzer*innen (bspw. Kunden oder B2B-Anwender*innen)
- Entwickler*innen (IT-Abteilung / Agenturen)
- Dienstleister (bspw. Business-Partner, Lieferanten, Outsourcing)
- Behörden, Zulassungsstellen oder Politik
- Medien (bspw. Blogger*innen, Redakteur*innen, TV, Social Media)
- …
Achten Sie dabei auch auf Verbindungen 1., 2. oder 3. Grades. Bedenken Sie weiter, dass die vielfältigen Interessenten und deren Interaktionen unterschiedliche Bedürfnisse nach Information oder Diskussion zu unterschiedlichen Zeitpunkten haben.
2. Planung und Steuerung: Planen mit dem ungewissen
Wieder ausgehend vom geschäftlichen Nutzen (Vision, Mission, Strategie) ergeben sich bereits sinnvolle Meilensteine für Ihre Planung. Arbeiten Sie nach der Wasserfallmethode, ist es wichtig, Unsicherheit zu akzeptierenund mit ihr zu planen. Wählen Sie eine agile Methode ist es umgekehrt sinnvoll, ein klares Zielbild zu entwerfen.
Eine Verknüpfung geschäftlicher Nutzen und fachlicher Anforderungen zu (Teil-)Zielen kann als grobe Roadmap dienen. Konfundierungen bei der Planung sind bspw. Urlaubs- und Krankheitstage (insb. bei internen und externen Beteiligten), saisonale Belastungen der Fachabteilungen oder Entwöhnungszeiten der Mitarbeitenden aus dem alten System.
Letztere äußern sich bspw. darin, dass deutlich mehr Zeit als geplant für Testings, Keyuserqualifikation oder Changerequests benötigt wird. Insbesondere nicht genügend gewürdigte Details werden Planungen stören.
3. Fachkonzept und Umsetzung: Vom Ganzen in die Details
Werden Sie achtsam, sobald von Unterschieden zwischen Theorie und Praxis gesprochen wird! Jede IT-Einführung erfordert, sämtliche “Flughöhen” (Detailstufen) konsequent auszuarbeiten. Die Hauptaufgabe des Change Managements liegt an dieser Stelle darin, widersprüchliche Interessen zusammenzubringen. Dazu braucht es Antizipation, Konzeption, genauso wie Konfrontation.
4. Kommunikation und Qualifikation: Ein Big Picture aus Einzelteilen
Wenn Sie bedenken, dass es im Wesen der IT liegt, Wirklichkeit in Einheiten zu zerlegen (0 und 1), wird deutlich, was Kommunikation und Qualifikation bei einer IT-Implementation bestenfalls erreicht:
Sie stellt ein Gesamtbild her, wo Beteiligte nur einen beschnittenen Blick auf System und Daten kennen. Das gelingt am besten, indem in verschiedenen Phasen eigene Stärken entwickelt und zu gegebener Zeit mit fremden Perspektiven harmonisiert werden.
Dabei unterstützen Instrumente wie bspw. Workshops, Boards, Zirkel, Marktplätze, Spiele, Shadowing, Kommunikationsmatritzen und –medien, qualifizierte Botschafter, bzw. Keyuser und Tandems, die nach Bedürfnissen der Stakeholder und Projekphasen ausgerichtet sind.
